浅谈信息化建设与档案工作

于泽昕


　　信息时代的来临已成为不可逆转的世界潮流。知识和信息已成为经济发展的重要资源，并引起全球性增长模式和发展观念的变化。信息化建设的发展对包括档案工作在内的各行各业产生了强大的冲击和深远的影响，传统的档案工作观念和方法已经不能完全适应新时代档案工作的需要。网络技术为核心的现代信息技术的应用，认真分析信息化建设与档案工作的档案工作如何实现信息化，已成为摆在我们面前的重要课题。

一、信息化建设与档案工作的关系

　　1、档案信息是一种重要的信息资源。档案信息是人类知识的结晶，是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的信息产品。随着信息时代的到来，档案作为原生信息源，越来越社会重视和利用，主要包含三个层次：一是档案的内在信息，也就是档案的内容，这是档案信息的基本部分；二是档案的形式信息，也就是档案的外在形式和特征，它依附于档案的内容有密切联系；三是综述、汇编等等二次加工信息。事实上，档案的收集、整理、存储就是为档案开发利用作准备，信息的生产、加工、传播和利用的过程，已构成一个完整的信息产业体系。

　　2、信息化建设是知识经济时代主线。信息是知识经济的主导和支柱。信息技术的发展最终将马人类联贯在一起，构成一个全球化的人和机器的共同体，形成所谓的“网络空间”或称作“邪气社会”的信息化环境。在这种社会形态下的档案工作，档案的信息化建设当然是贯穿全局的发展主线。

　　3、档案工作改革是信息化建设的必然要求。在信息社会中，信息消费将成为加快社会信息化进程的源动力。在信息化建设发展的过程中，社会各信息部门担负着掌握、存储、加工和传播信息的职责，有权利和义务对社会信息消费的需求作出反应，提供社会发展和人们生活所需要的各种信息。这是时代赋予包括档案部门在内的社会信息部门的使命，是经济发展途径变革的要求，是生产力进步方式转变的要求。生产要素发生了变化，信息将成为失去生产力发展的关键因素。同时，由于档案部门作为重要的文献信息源的社会地位得以确立和巩固，使得经济发展途径的变革和发展模式的转变，从根本上改变了社会各部门工作的发展方式和运作模式。

　　4、信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大，信息内容丰富，信息需求量激增，信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面：一方面是生产需求，另一方面是生活需求。随着信息化建设，现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求，者是档案工作改革的直接动力。随着人们生活水平和文化水平的提高，人们的文化需求也越来越高，档案本身的作用随着社会的进步和人们思想观念的解放而不断扩大，不仅停留在查找和借阅上，而且可以和文化教育、社会休闲等方面结合，不断满足人们的文化需求。此外，档案业务售货员、档案学科研究人员以及其他与档案工作有密切关系的人们。当他们在工作中感觉到社会对档案信息需求急剧增加时，工作热情就会不断增加，责任感日益增强。而当他们作为信息的消费者，感觉到信息消费的不可替代性时，他们会更加意识到自己肩负的工作的重要性和使命感，从而促使档案工作改革加速前进。

二、信息时代档案工作的新思路

　　1、加大投入，实现档案现代化。要保证档案工作现代化的实现，和缓政府要值得投入财力，配置与档案信息化相适应的基础设施，改善档案工作软硬件环境，增加库房面积，购置档案装具，扩大室藏种类。
　　2、改革档案信息服务方式。信息时代，传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源，创新档案信息服务方式，为经济和社会发展服务。一是计算机管理服务。这种服务在一些档案部门已基本实现了，如档案馆管理系统、小型档案馆室管理系统等都已应用和推广。目前市场上各种档案计算机管理系统很多，国家档案部门应制定统一的标准和规范，避免重复开发，并规范市场管理；二是缩微技术服务。目前不少地方档案馆通过缩微设备，对一些珍贵的档案保护，取得了一定的成效；一些大型国有企业在科技档案图纸的管理过程中缩微技术运用颇多，节约人力和馆库空间；三是光盘存贮服务。由于光盘具有存贮容量大、处理速度快的特点，可广泛用国防于档案信息全文检索、编目和参考查询服务；四是现代通讯网络服务。充分利用现代通讯技术，如通讯卫星、邮电信息网络寺，将档案信息发布出去，使利用者在不同地域、不同时空利用档案；五是公共信息网络服务。档案信息部门充分利用地区公用信息网、国家公用信息网和国际公用信息网进行服务；六是视听传播服务。运用电视网、电影、广播、录音、录像等制作档案信息，并向公众发布。
　　3、培养人才，提高档案队伍素质。信息化时代，一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。知识经济时代的档案工作需要大量“专”与“博”相结合的“通才”。这种专是跨学科的“多专”，而不是过去的“专一”；这种博是随现代化科技发展的“动态广博”，而不是过去传统不变的“知识广博”。这样的人才有着更强的适应性和更好的稳定性，才能适应解决复杂性、综合性和跨学科的档案工作问题的需要。因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前，应做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。四是应加大培训内容中计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学的联系，重视网络知识的运用，注重信息能力、技术应用的培养，适当增加档案现代化管理课程的课时。

三、档案法制建设是信息时代档案工作的重要节点

　　由于档案的凭证作用可以有效地证明信息产权的所有者，所以信息时代档案工作越来越多地涉及知识产权的保护问题。进入信息时代，不但在理论上要解决“网络空间”、“虚拟社会”的法律约束问题，而且在技术上也必须尽快突破电子档案的法律效力问题。只有这样，信息时代信息产权的保护才能落到实处。健全档案法规体系是档案法制化管理的前提，也是档案行政管理部门依法行政的重要条件，档案行政管理部门应该充分运用档案法律法规，加大执法力度，依法行使管理监督职能，为档案信息化建设提供强有力的保障。





浙江省杭州市人民政府办公厅


关于印发杭州市人民政府印章管理办法的通知

杭政办函〔2004〕208号

各区、县(市)人民政府,市政府各部门、各直属单位：
　　《杭州市人民政府印章管理办法》已经市政府同意,现印发给你们,请遵照执行。原发市政府办公厅《关于印发杭州市人民政府印章管理办法的通知》(杭政办〔1998〕14号)同时废止。

杭州市人民政府办公厅
二○○四年七月二十三日

杭州市人民政府印章管理办法

　　为进一步加强市政府印章制发和日常管理工作,根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号)、省政府办公厅《关于印发浙江省人民政府印章管理办法的通知》(浙政办发〔2003〕31号)精神,结合我市实际,特制订本办法。
一、市政府制发印章的范围
　　市人民政府,区、县(市)人民政府印章由省政府制发。
　　下列单位的印章由市政府制发:
　　(一)杭州市市长签名章;
　　(二)市政府组成部门、直属机构、议事协调机构的办事机构、派出机构和部门管理机构等单位的印章;
　　(三)市政府直属企事业单位的印章;
　　(四)市政府临时机构办公室的印章。
　　二、印章的式样和规格
　　(一)市政府制发的印章一律为圆形(杭州市市长签名章除外)。
　　(二)市政府组成部门、直属机构、议事协调机构的办事机构、派出机构、部门管理机构等单位的印章,直径为4.2厘米,中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右环行。
　　(三)市政府直属事业单位的印章,直径为4.2厘米,中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右环行。
　　(四)市政府直属企业单位的印章,直径为4.2厘米,中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右环行。
　　(五)上述单位钢印直径为4厘米,中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右环行。
　　(六)市政府临时机构办公室的印章直径为4.2厘米,中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右环行。
　　(七)各类专用章的规格,根据实际需要确定。
　　三、印章的名称、文字、字体和质料
　　(一)印章所刊名称应为本单位的法定名称。印章所刊名称字数过多、不易刻印清晰时,可以适当采用规范化简称。
　　(二)印章的印文使用国务院公布实行的汉语简化字,字体为宋体。
(三)印刷文件使用的套印章,用钢料刻铸。套印章的式样、规格和印文应与正式印章相同。其他印章一般用角质。原子印章,从严审批。
　　四、印章的制发
　　(一)各单位申请刻制印章(含套印章),应持市人民政府关于机构设置的批文,向市政府办公厅提出申请。市政府非常设机构一般不刻制印章,确因工作需要应申述理由,经市政府办公厅批准后,刻制非常设机构办公室印章。
　　(二)各单位如因更改名称或印章磨损等原因需要更换印章,应向市政府办公厅提出书面申请。
　　(三)经审批同意,由市政府办公厅出具印章刻制介绍信,到省人民政府办公厅或公安部门定点的单位刻制印章。
　　(四)杭州市公安部门必须凭市政府办公厅介绍信出具刻制印章的批准文书。
　　(五)印章刻制单位必须凭杭州市公安部门的批准文书,才能刻制印章。伪造印章及非法刻制印章的,由公安部门依法惩处。
　　(六)印章刻制完毕,申请制印单位凭本单位介绍信到市政府办公厅领取印章,留印后正式启用。
　　五、印章的管理
　　市政府制发印章的管理工作由市政府办公厅负责,印章的日常使用和管理由印章使用单位负责。
　　(一)用印审批制度
　　各单位应严格用印审批制度。使用本单位印章包括使用由有关单位代管的市政府业务专用章,必须经本单位负责人签字批准。各单位办公室(秘书处)不能越权盖用单位印章或市政府有关业务印章,印章保管人员无权私自用印。
　　(二)保管登记制度
　　1、各单位的印章必须由单位领导指定的专人(一般由机要秘书)保管。印章必须加锁存放在办公室的保险柜内,每次用印完毕,立即放回原处。
　　2、用印登记。每次用印,应在印章使用登记簿上记录备查。记录内容为:用印日期、用印事由、批准人、用印数等。
　　六、印章的缴回
　　各单位因机构变动、名称更改、印章磨损等原因停止使用的印章,应即上缴市政府办公厅。需更换印章的,应在领取新印章时上缴原印章。
　　市政府办公厅收到有关单位停止使用的印章后,开列《缴回印章登记表》,经办公厅领导批准,由办公厅秘书二处负责收回,并按照《中华人民共和国档案法》第八条、第十六条的规定统一移交杭州市档案馆。
　　各地、各部门的印章管理办法,由各地、各部门根据国家有关规定和本办法制定。
　　有关电子公章的制发和使用管理,由市政府办公厅另行制定。